Referenzapplikationen

Paperless NGX (HOT)

Paperless NGX ist meine zentrale Lösung für digitale Dokumentenverwaltung.
Eingehende Unterlagen werden sauber archiviert, durchsuchbar gemacht und strukturiert abgelegt,
sodass Belege, Rechnungen und wichtige Dokumente jederzeit schnell gefunden werden.

HOT

Technische Basis und Zugriff

Paperless NGX läuft als Docker-Container und ist dadurch sauber, stabil und reproduzierbar betreibbar.
Der Zugriff erfolgt vollständig über den Browser – unabhängig davon, ob man mit macOS, Linux oder Windows arbeitet.

Gleichzeitig ist Paperless NGX Open Source und auf GitHub verfügbar. Das bringt Transparenz,
gute Erweiterbarkeit und eine aktive Weiterentwicklung durch die Community.

Was Paperless NGX konkret bringt

Statt Papierstapeln, Dateichaos und langem Suchen bekommen Sie einen klaren digitalen Ablauf:
Dokumente werden importiert, per OCR lesbar gemacht, sinnvoll verschlagwortet und dauerhaft geordnet gespeichert.

• OCR-Volltextsuche: Inhalte von PDFs/Scans werden durchsuchbar.
• Automatische Zuordnung: Dokumente werden nach Regeln, Korrespondenten und Tags strukturiert.
• Zentrale Ablage: Alles an einem Ort statt verteilt über E-Mail, Ordner und Papier.
• Schneller Zugriff: Wichtige Unterlagen sind in Sekunden auffindbar.
• Benutzer und Benutzergruppen: Zugriffe lassen sich pro Nutzer und Team strukturiert steuern.

Warum das im Alltag so wertvoll ist

Gerade in kleinen Unternehmen, Praxen und Handwerksbetrieben spart Paperless NGX spürbar Zeit.
Wiederkehrende Such- und Ablagearbeit wird reduziert, Prozesse werden nachvollziehbarer,
und Dokumente gehen nicht mehr im Tagesgeschäft verloren.

Zusätzlich verbessert sich die Zusammenarbeit im Team, weil Unterlagen zentral und einheitlich verfügbar sind
– mit klaren Strukturen statt individuellen Einzelablagen.

Automatischer Eingang: Scanner und E-Mail

In der Praxis ist genau das ein großer Vorteil: Dein Scanner kann den Scan direkt in den
Consume-Ordner von Paperless NGX senden. Das Dokument wird anschließend automatisch verarbeitet:
Inhalte werden erkannt, analysiert und strukturiert abgelegt.

• Automatische Analyse: Betreff, Datum und Korrespondent werden erkannt und zugeordnet.
• Regelbasiertes Speichern: Dokumente werden nach definierten Regeln automatisch abgelegt.
• E-Mail-Integration: E-Mails und E-Mail-Anhänge können direkt in Paperless verarbeitet werden (wenn entsprechend eingerichtet).
• Weniger Handarbeit: Manuelle Sortier- und Ablageschritte entfallen weitgehend.

Typische Einsatzszenarien

• Digitale Ablage von Eingangsrechnungen und Belegen
• Archivierung von Verträgen, Lieferscheinen und Projektdokumenten
• Schneller Zugriff auf Kundendokumente im Tagesgeschäft
• Strukturiertes, revisionsnahes Arbeiten mit Dokumentenprozessen

Wenn Sie Paperless NGX bei sich einsetzen wollen

Ich kann Ihnen Paperless NGX sauber aufsetzen, auf deine Abläufe anpassen und den laufenden Betrieb begleiten –
inklusive Importpfaden, Regelwerk, Benutzerstruktur, Backup und Dokumentation.